Słowo „zmiana” w zarządzaniu i biznesie jest tak wyświechtane, że dochodzi do pewnego paradoksu. Z jednej strony wydaje nam się, że wiemy na ten temat wszystko, bo wszystko już powiedziano. Z drugiej nie dostrzegamy, że mamy właśnie do czynienia ze zmianą i nie doceniamy tego procesu – zaskakuje nas, że „coś nie działa”.
Jednocześnie wg badań McKinsey&Company*
• 74% transformacji kończy się w organizacji niepowodzeniem
• 39% porażek powodował „opór pracowników wobec zmian”
• 33% porażek nastąpiło, ponieważ „zachowania menedżerów nie wspierały zmiany”
Jednocześnie z poziomu zarządzenia zmianą transformacje odnosiły sukces:
• 8 razy częściej, gdy senior menedżerowie komunikowali otwarcie zmiany
• 5,3 razy częściej, gdy liderzy sami modelowali pożądane zmiany w zachowaniu
• 3,9 razy częściej, gdy priorytetem menedżerów było przywództwo i rozwój ich zespołów
Podsumowując wnioski z badania: organizacje odnoszące sukcesy w zmianach:
• Skupiały się na ludziach, nie na projekcie zmiany
• Komunikowały się i informowały nieustająco
• Podejmowały bardzo wiele akcji i działań by wprowadzać zmiany
Ponad 50% efektów biznesowych transformacji uzyskiwały przez małe usprawnienia.
Skorzystanie z doradztwa w zarządzaniu zmianą często pozwala nie tylko dobrze zaplanować działania, ale też chroni przed wpadnięciem w pułapkę niedoszacowania tego co się dzieje w organizacji i jak to wpływa na ludzi.
Na samym początku warto sobie jasno zdefiniować, kiedy mówimy o zmianie i potrzebie zarządzenia zmianą:
• kiedy nowa sytuacja wymaga od pracownika nowych umiejętności – np. leaedership’u od menedżerów, obsługi nowych procesów, wejścia w nowe obszary
• kiedy nowa sytuacja wymaga od pracownika zmiany nawyków – np. zmieniamy procedury, zasady, sposób działania – czyli tego jak osiągamy rezultaty, strukturę organizacyjną, szefa, kulturę organizacji
• kiedy nowa sytuacja wymaga od pracownika zmiany organizacji życia – np. zmieniamy godziny pracy, miejsce pracy, okres urlopowy
W każdym z tych przypadków mamy do czynienia ze zmianą, a więc ludźmi, których ona dotyczy i ich emocjami.
Pojęcie „zarządzanie zmianą” koncentruje się na skutecznym wdrożeniu. Chodzi o świadome zaplanowanie całego procesu, jego monitorowanie i szybkie reagowanie na nieprzewidziane sytuacje. Samo rozwiązanie (pomysł, który wdrażamy) ma tutaj mniejsze znaczenie, ponieważ proces przeżywania zmiany przez ludzi jest podobny niezależnie od tego, czego dotyczy. Inny będzie tylko czas trwania procesu i siła emocji, które musimy wziąć pod uwagę projektując zmianę.
Często menedżerowie zapominają o tym, koncentrując się tylko na samym opracowaniu zmiany, będącej rozwiązaniem jakiegoś problemu.
Jak zarządzać zmianą i jakie narzędzia oferuje doradztwo w tym obszarze?
Narzędzia przydatne w zarządzaniu zmianą:
1. POLE SIŁ czyli rzeczywisty układ sił – kto ma jakie nastawienie do zmiany? Jak duży może to mieć wpływ na pozostałych? Jak możemy tym zarządzić?
2. Motywację jaką posiadają uczestnicy – o sukcesie zmiany decyduje bezpośrednie zaangażowanie wszystkich uczestników zmiany, na co wpływ mają trzy kluczowe czynniki: poczucie sensu, wpływu i sukcesu.
∨ Ludzie angażują się wówczas, kiedy widzą sens całego przedsięwzięcia
∨ Ludzie angażują się wówczas, kiedy mają poczucie wpływu na to, co ich bezpośrednio dotyczy
∨ Ludzie angażują się wówczas, kiedy wierzą w sukces i mogą dostrzec pozytywne zmiany
Wszystkie trzy czynniki wzajemnie wpływają na siebie: na przykład sukces daje poczucie sensu i wzmacnia wiarę w osobisty wpływ na efekty.
„Zarządzanie zmianą” jest stałą dbałością, aby wszystkie 3 czynniki były spełniane.
1. Komunikacja – na temat wprowadzanych zmian – doradztwo jak to zrobić by było spójne z kulturą organizacji. Niemniej najważniejsze to uwzględnienie tego, że komunikacja to DIALOG, czyli potrzeba wiele sytuacji rozmów i faktycznych dyskusji z ludźmi. Wg Employee’s Survival Guide to change najczęściej zadawane przez pracowników pytania to:
∨ Dlaczego teraz?
∨ Co jeżeli się nic nie zmieni?
∨ Po co ten pośpiech?
∨ Czy da się to przeczekać?
∨ Co to będzie dla mnie oznaczać?
∨ Co jeżeli się na zmianę nie zgodzę?
∨ Co jeśli to już wcześniej było i nie wyszło?
∨ Czy będę musiał więcej pracować bo się coś zmienia?
1. 7 kroków budowania zaangażowania do zmiany – podejście wspierające zaangażowanie w zmianie. Konkretny sposób postępowania z zespołem:
1. ADKAR – sposób pracy nad skutecznym budowaniem przekonania do zmian. Pozwala zrozumieć mechanikę zmiany w zespole i daje konkretne narzędzia na każdym z etapów:
Wsparcie liderów w zmianie wydaje się kluczowe by dobrze modelowali zachowania i podejścia a tym samym wspierali ludzi i proces zmian. Dlatego dobrze jest zacząć od wzmocnienia grupy menedżerskiej: JA i ZMIANA – jak sami menedżerowie postrzegają zmiany, na ile są przekonani, czego potrzebują by się szybciej odnaleźć w sytuacji zanim będą efektywnie w stanie wspierać swoje zespoły? Nasze doradztwo w zakresie zarządzania zmianą uwzględnia to jako punkcie wyjścia do dalszych działań.